Žádosti se přijímají v úředních dnech (pondělí a středa od 8 do 17 hodin) a ve čtvrtek od 8 do 15 hodin. Ve výjimečných případech, po předchozí dohodě s příslušným pracovníkem, i v jiném dni. Vzhledem k velkému počtu žádostí a nutnosti jejich zpracování nebudou přijímány odborem žádosti v úterý a pátek.
K žádosti je nutné přiložit tyto doklady: platný velký technický průkaz, průkaz ZTP, ZTP/P, občanský průkaz držitele motorového vozidla a žadatele (pokud není shodný s držitelem), plnou moc v případě, kdy se některý z účastníků nemůže dostavit.

Žádosti se přijímají v budově MěÚ Rakovník, Na Sekyře 166 (bývalý „starý okres“), 1. patro, odbor sociálních věcí a zdravotnictví, č. dveří 114. Žádosti se mohou podávat po dobu celého roku a příspěvek se nijak nekrátí, pokud příjemce splňuje podmínky pro přiznání příspěvku již od ledna. Dále všechny žádáme, aby žádosti o příspěvek nepodávali těsně (1 – 2 měsíce) před ukončením platnosti technické prohlídky vozidla, protože tím zpozdí vyřízení žádosti.